会议安排小常识
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    新万博体育manbetx17常识

    万博体育manbetx_新万博体育manbetx17
    更新时间:2019-09-21     浏览次数:1084次

    会务工作分为会前准备、会中服务、会后总结三部分,并细化量化为20个关键点,供大家参考: 

    会前准备

    1.拟订新万博体育manbetx17方案

    新万博体育manbetx17方案是组织安排新万博体育manbetx17的关键。内容包括:新万博体育manbetx17名称、时间、地点、规模、内容、议程、拟请出席领导、参会范围、日程安排、文件材料目录、宣传报道、食宿行安排、安全保卫、工作班子组成及职责分工等。方案报送相关领导审定后,要立即召集相关单位负责人召开协调会,对各项任务进行分解。

    2.起草、审核新万博体育manbetx17通知

    新万博体育manbetx17通知内容包括:新万博体育manbetx17名称、主送单位、主要内容、报到时间和地点、参会范围、报名要求、其他有关事项等。在新万博体育manbetx17通知起草过程中要注意:表达准确、条理清楚、言简意赅、一目了然。新万博体育manbetx17通知一般由新万博体育manbetx17的承办单位负责起草,然后报有关部门和领导审核签批。

    3.下发新万博体育manbetx17通知

    新万博体育manbetx17通知下发要及时、准确。防止重发、错发、漏发。如需召开紧急新万博体育manbetx17的,务必确保电话通知,其中要注意避免出现“明天”“后天”等字眼,必要时说明“几号”“星期几”,防止产生歧义。

    4.落实与会人员

    按照新万博体育manbetx17通知要求的时间,对与会人员逐一落实并做好登记,必要的进行电话核查、督促,统计汇总后列好请假人员名单,并及时向有关领导报告。

    5.协调出席领导

    根据新万博体育manbetx17性质拟定领导出席安排,报请领导同意后,逐一进行电话通知。内容包括:新万博体育manbetx17时间、地点、议程。并帮助衔接、督促讲话稿或主持词的起草与报送,确保及时送到相关领导手中。会前半小时要再对出席领导进行提醒。

    6.预订新万博体育manbetx17室

    新万博体育manbetx17时间确定之后,要立即与新万博体育manbetx17场所联系沟通,预订新万博体育manbetx17室,并安排做好先期准备工作。

    7.编印新万博体育manbetx17须知

    大型新万博体育manbetx17需要编印新万博体育manbetx17须知,须知编排要求准确、周密、合理、简洁。内容包括:日程安排、与会人员名单、分组名单、食宿安排、乘车安排、值班电话、作息时间、注意事项等。如有需要制作新万博体育manbetx17证件的,比如:出席证、列席证、工作证、车辆通行证等,要根据新万博体育manbetx17主题设计制作。

    8.布置主席台

    主席台的布置要从新万博体育manbetx17性质、领导人数、主席台大小以及方便领导出入席等方面综合考虑。一般中间坐职务较高的领导。

    9.制作会标

    会标体现新万博体育manbetx17的主题,会标制作一定要准确无误,并注意把握会标的长度、字体与会场是否协调一致。

    10.检查音响和灯光

    根据新万博体育manbetx17议程安排话筒的数量和摆放位置,并在布置会场时、开会前检查音响灯光是否可以正常使用。

    11.编制座区图,摆放座签

    根据统计整理后的与会人员名单,合理安排与会人员的会场座次。座区图和座签要反复进行核对,防止遗漏、重复,防止出现错别字。

    12.组织调度新万博体育manbetx17用车

    大型新万博体育manbetx17活动,需要借用或租用车辆。要安排专人负责车辆的召集和调度,车辆较多时要编排乘车分组,并对车辆进行编号。

    13.电力保障

    会前与供电部门沟通联系,安排保电任务,同时安排新万博体育manbetx17场所进行内部检修。新万博体育manbetx17过程中还需安排专人值班,以便应对突发情况。

    会中服务

    14.签到、分发新万博体育manbetx17材料

    负责签到的工作人员,要提前到达会场,帮助与会人员领取新万博体育manbetx17证件、文件材料、办理住会手续。新万博体育manbetx17材料可以在会前通知各单位派人领取,也可以在会场签到处一并发放,或是提前放置到与会人员桌上。对摆放在主席台上的材料,要从头到尾检查顺序和页码,确保不出差错。

    15.与音响师对接

    准备一套新万博体育manbetx17材料,包括新万博体育manbetx17的主持词交音响师,以方便其把握议程安排与音响的调配。

    16.新万博体育manbetx17值班

    新万博体育manbetx17值班的作用是收集和发送有关新万博体育manbetx17的信息,协调处理新万博体育manbetx17期间各项工作和突发事件,落实领导交办的事项等。安排一人在会场内、一人在会场外值班,及时沟通情况,确保联络畅通。值班人员要时时将新万博体育manbetx17的实际进展情况与新万博体育manbetx17议程进行对比,掌握新万博体育manbetx17进程。

    17.会场服务

    提醒工作人员定时供应茶水,巡回检查会场内的音响、灯光、室温、通风、屏蔽等情况,发现问题迅速补救。遇到特殊情况需要向新万博体育manbetx17主持人汇报时,要采取灵活的方式处理,最大限度地减少对新万博体育manbetx17的影响。

    18.维护会场秩序

    会场秩序包括会场外秩序和会场内秩序。新万博体育manbetx17召开时,在新万博体育manbetx17室门口安排专人值班,防止无关人员进入会场,禁止大声喧哗。发现会场内不遵守纪律的行为,予以提醒和制止。新万博体育manbetx17开始后安排专人到会场清点人数,对迟到、缺席者进行登记。

    会后总结

    19.新万博体育manbetx17资料整理归档

    会后将新万博体育manbetx17所有文件包括新万博体育manbetx17方案、通知、须知、简报、发言材料、领导讲话等收集起来,按顺序装订成册,以备查看。如有录音、录像资料的需要尽快收集整理。根据保密原则,对需回收的新万博体育manbetx17材料要逐份清查回收。

    20.召开分析总结会

    分析总结会务工作中的经验和教训,以便指导做好今后的会务工作。注意收集参会人员对会务工作的意见,虚心采纳、整改提高。如需做出专门总结的,将总结连同其他新万博体育manbetx17文件,一并归档。

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