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    新万博体育manbetx17常识

    万博体育manbetx_新万博体育manbetx17
    更新时间:2019-05-19     浏览次数:945次
    1.会前两年半: (1)确定新万博体育manbetx17日期与场地:视察场地、评估并商议费用。 (2)评估财源并制作预算:预估此案收入及支出。 (3)成立筹备委员会:邀请相关部门适合的人选并分工。 (4)成立秘书处:指定工作人员、安置设备并建立档案。 (5)设计新万博体育manbetx17logo:印制信封、信纸。 (6)确定饭店房间数的预定:视察使用的饭店房间及设备,并请饭店报价、签约。 (7)确定新万博体育manbetx17室使用数量:并视察有关设备、场地签约。 (8)制作工作进度表:可委由新万博体育manbetx17筹办人控制进度。 (9)搜集准备宣传寄发名单:寄发新万博体育manbetx17宣传资料、报名表等。 (10)定期召开筹备新万博体育manbetx17,审视各项工作进度及决议。 这个阶段通常时间最长,事情最多,因为要筹备的事项很多,所以最好早一点开始进行。 2.会前二年: (1)制作筹备企划书,用以提报政府单位申请经费补助或向民间相关组织募款:含新万博体育manbetx17缘起、宗旨、内容;拟邀请演讲者阵容、主题;筹备委员会组织及名单;各组工作职责、工作进度表和预算。 (2)拟定推广计划:本次新万博体育manbetx17如何有效宣传。 (3)选定合适的新万博体育manbetx17或展览专业顾问公司,可协助主办单位整体规划一个具专业水准的新万博体育manbetx17,避免人力资源浪费,并有效控制预算的花费。 (4)草拟学术节目:确定新万博体育manbetx17主题及拟邀请讲员名单。 (5)决定报名费及相关费用:可参考以前新万博体育manbetx17并由筹备会决议。 (6)搜集旅游、艺文等资料:可指定专业旅行社办理。 (7)决定新万博体育manbetx17是否使用同步翻译:如需使用,得预订设备、翻译人员,并增加预算。 3.会前18个月: (1)草拟新万博体育manbetx17通告:含邀请函、新万博体育manbetx17日期地点、主题等。 (2)印刷并寄发新万博体育manbetx17通告:初步预告可能参与人士,大会将于何时何地举行以及报名费等资料。 (3)确定学术节目形态及内容:发函邀请演讲人及各场次主持人。 (4)确定社交节目的安排:包括酒会、晚宴及眷属的活动、开闭幕典礼等。 (5)设定大会所有印刷品的印刷时间表并与印刷设计公司协调:宣传手册、报名表、论文摘要表、海报、节目手册、名牌、证书、邀请卡等。 (6)确定所有将寄发给报名与会者的宣传手册应包括的资料,并着手草拟宣传手册及报名表、论文摘要表、订房登记表:报名费、各项社交活动及费用、征求论文的规定/方式及收件截止日期、演讲视听设备的提供、饭店房价及订房手续、提早报名优惠日期、取消报名截止日期、优惠订房截止日期、通讯报名截止日期。 (7)网页设计,委托专业公司或专业人士设计大会网页,以便会员上网浏览,或使用网上报名。 4.会前12个月: (1)草拟展览说明书及合约:拟印制寄发给厂商征展。 (2)收集参展厂商名单:可请筹备委员提供。 (3)征展活动开始:寄出说明书/办说明会/亲自拜访。 (4)印制并寄发宣传手册及相关表格:确定所有相关名单及单位都已 寄出。 (5)确认讲员是否接受邀请并请提供演讲题目及摘要:如有人无法应邀,则另邀请其他人选,尽快确认。 (6)选制大会纪念品/资料袋奖牌/名牌胶套等:评估可能数量,先预定并确认交货期。 (7)报备政府有关单位本次新万博体育manbetx17的举办时间:请协调有关驻外单位给予与会者签证事宜的协助。 (8)联络并确定新万博体育manbetx17各项安排的供应厂商:视听设备、灯光音响、旅行社、交通、餐饮安排、会场布置。 5.会前6个月: (1)审核投稿的论文:学术节目组委员。 (2)安排节目议程并挑选邀请各组主持人(投稿部分):学术节目组委员。 (3)寄发通知函给投稿人:告知投稿有否被接受及其报告时间/地点/组别。 (4)寄发通知函给所有受邀的主持人:告知其主持的组别/时间/地点,并寄发相关参考资料,如该组论文摘要、报告人背景等。 6.会前3个月: (1)发布新闻:向相关媒体预告新万博体育manbetx17有关资讯。 (2)邀请开闭幕典礼出席贵宾:如需贵宾致词,得书面告知时间地点。 (3)现场工作/接待人员规划及招聘:报到处/新万博体育manbetx17室/贵宾接待等人员安排并拟定训练课程。 (4)草拟设计大会节目手册:议程确定/演讲人、主持人确定/各项社交节目确定。 (5)安排VIP接机事宜:车辆/接机人员/通关安排等。 (6)会场布置设计发包:含机场欢迎牌/会场/新万博体育manbetx17室/报到处/展览区/酒会、晚宴场地。 (7)报到处使用规划:设计报到流程。 (8)确认各项餐饮安排:酒会/晚宴/咖啡茶点/午餐。 (9)社交活动表演节目设计:开、闭幕典礼/酒会/晚宴。 7.会前1~2个月: (1)通讯报名截止:统计评估报名人数。 (2)与饭店核算已订房数量:与实际预定房数相差多少。 (3)现场接待人员工作训练:1~2次训练。 (4)印制大会节目手册、学术论文摘要集、与会者名册:已报名者报到时应领取的资料。 (5)印制大会相关印刷品:名牌/证书/感谢状/邀请卡/餐券。 (6)检视各项活动/节目/餐饮的安排:演讲议程、演讲人/主持人通知、视听设备、开闭幕典礼流程、酒会及晚宴、午餐及咖啡茶点、参观旅游、表演活动等。 (7)展览厂商协调会:摊位位置/布置/进撤场事宜等。 (8)检视场各项set-up:与新万博体育manbetx17中心/饭店人员最后确认。 万博体育manbetx_新万博体育manbetx17执行 所有会前的筹划、准备就是为了这几天的会期,有万全的准备,这个阶段就会有完美的演出。会前3天至会期: 1、召开记者会:准备新闻稿及大会相关资料。 2、现场接待/工作人员预演:筹备委员会主要委员也应到场。 3、报到相关资料装袋:并安排运送至会场。 4、检视各场所布置:确认并现场验收。 5、各项节目、表演彩排:司仪或主持人也应到场。 6、会场桌椅摆设确认:灯光/音响/麦克风/银幕/讲台/幻灯机/投影机/单枪一一检视无误。 7、报到处/秘书处sep-up:报到资料及大会相关资料进场。 8、展览厂商进场:厂商报到并发给相关资料。 9、检视餐饮安排:再确认数量、菜单。 10、大会正式开始:根据工作流程表(run-book)进行每一项工作;每日工作结束后,主要工作负责人需集中总结当日工作有无任何缺失需即时改善,同时再预习第2天的工作流程。 万博体育manbetx_新万博体育manbetx17维护工作 很多筹备新万博体育manbetx17的人通常会忽略这个阶段,其实善后工作虽然很累,尤其已经准备那么久的新万博体育manbetx17终于圆满闭幕,任谁都想好好休息了,但是新万博体育manbetx17闭幕后其实还有很多工作要总结,要把这些工作完成之后,新万博体育manbetx17才算结束。会后1个月内应做好如下总结工作: 1.统计报名人数:分国家及总数。 2.与饭店核对总住房数:收集账单并支付账款。 3.财务结算。 4.撰写/寄发感谢函:协助单位及演讲人/主持人等。 5.举行庆功宴。 6.整理大会相关资料并归档:含报名表。 7.召开总结会报告收支情形:结案新万博体育manbetx17并解散筹备委员会。 8.论文集编撰。 9.薪资清册,以备次年初申报所得税。 10.结案。 由于新万博体育manbetx17的性质、规模、规格不同,可做出适当调整。
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